문서대장

문서대장

문서대장은 대장과 기록물철로 구성되며, 전자결재가 완료된 문서는 자동 분류되어 적절한 대장과 기록물철에 등록됩니다.

이 때, 결재 문서는 ① 결재 과정에서 수행된 처리 방법(결재, 발송, 접수, 배부, 감사, 협조 등)에 따라 대장에도 등록되고, ② 단위업무별로 분류되어 해당 기록물철에도 등록됩니다. 이러한 대장과 기록물철의 모든 문서함을 통칭하여 '문서대장'이라고 합니다.

문서함 종류

공통 문서함

Handy Groupware 문서함 메뉴에서 기본적으로 제공되는 공통 문서함은 다음과 같습니다.

종류	하위폴더	설명
대장	기록물철 등록부	등록된 기록물철의 목록이 나열됩니다.
	기록물 등록대장	사용자의 소속 부서에서 문서를 기안하여 결재를 완료하면 기록물 등록대장에 등록됩니다. 접수대기 폴더에서 수신 문서를 접수해도 해당 문서가 기록물 등록대장에 등록됩니다.
	배부대장	접수대기 또는 접수진행 폴더에서 다른 부서로 문서를 배부하면 배부대장에 등록됩니다. 배부대장에서 다른 부서로 문서를 재배부해도 배부대장에 문서가 등록됩니다.
	비공식문서	문서번호가 채번되지 않은 비공식 문서("문서번호채번" 또는 "접수번호채번"되지 않은 서식)의 경우 결재가 완료되면 비공식문서에 등록됩니다. 비공식 문서는 생산현황보고 대상이 아니며 자료관으로도 이관되지 않습니다.
기록물철	정리할 기록물철	정리할 기록물철 폴더는 기록물 관리자에게만 표시되는 폴더입니다. 조직변동 또는 업무이관 시 인계부서의 기록물 관리자가 인수부서를 지정하여 기록물철을 이관하면 인수부서 기록물 관리자의 정리할 기록물철 폴더 하부에 이관된 기록물철이 표시됩니다.
단위업무코드		사용자 소속 부서에서 사용하는 단위업무코드의 목록이 표시됩니다.

참고 각 부서의 관리자가 Handysoft Groupware 자료관 메뉴에서 단위업무를 추가하면 문서함 메뉴 > 단위업무코드 폴더의 단위업무코드 목록에 해당 단위업무가 추가되고, 문서함 메뉴 > 기록물철 폴더 하부에도 동시에 해당 단위업무 폴더가 추가되어 표시됩니다.

기타 문서함

필요한 경우 별도의 설정을 통해 추가할 수 있는 문서함은 다음과 같습니다.

종류	하위폴더1	하위폴더2	설명
대장	협조대장		부서 협조 과정을 거쳐 최종 결재가 완료되면 협조 부서의 협조대장에 문서가 등록됩니다.
	감사함		감사 부서에만 표시되는 문서함입니다. 감사(기록) 또는 검사부(기록) 결재가 완료되면 감사 문서가 감사함에 등록됩니다.
	품의함		기안 문서, 보고 문서의 결재가 완료되면 기록물 등록대장과 품의함에 동시에 등록됩니다.
	열람함		수신 문서를 접수 처리하면 기록물 등록대장과 열람함에 동시에 등록됩니다.
	발신함		문서를 발송 처리하면 발신함에 등록됩니다. 문서를 배부하면 배부대장과 발신함에 동시에 등록됩니다.
기록물철	단위업무1	기록물철A	결재가 완료되면 해당 문서의 기안자가 기안문을 작성할 때 지정한 기록물철에 결재 문서가 등록됩니다. 즉, 문서가 단위업무별로 분류되어 해당 기록물철에 저장된다는 점이 기록물 등록대장과 다릅니다.
	단위업무1	기록물철B
	단위업무2	기록물철a
	단위업무2	기록물철b

참고 관리자는 협조대장, 감사함, 품의함, 열람함, 발송함을 추가할 수 있으며, 단위업무별 기록물철은 일반 사용자도 추가할 수 있습니다.

문서 정보 조회

문서함에 등록된 문서의 결재선 정보 및 상세 문서 정보를 조회할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 상세 정보를 조회할 문서가 등록되어 있는 문서함을 클릭합니다.
3.	오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 정보를 확인할 문서의 체크 박스를 선택한 다음 문서정보 버튼을 클릭합니다.
4.	[문서정보] 대화 상자가 나타나면 결재선정보, 문서정보, 배부수신정보, 공람정보 탭을 각각 클릭하여 정보를 조회합니다.

결재선정보
결재순번, 직위, 결재자, 결재상태, 결재일시 등을 열람할 수 있습니다.

문서정보
문서제목, 문서번호, 분류번호, 기안일시, 완료일시, 문서종류, 보존년한, 보안등급, 공개여부, 편철 정보 등을 조회할 수 있습니다.

배부수신정보
발송 처리가 완료된 문서에만 표시됩니다.
수신부서, 업무담당자, 배부수신상태, 수신일시, 사유 등을 조회할 수 있습니다.

공람정보
공람 문서인 경우에만 표시됩니다.
공람자명, 직위, 공람상태, 공람일시, 공람의견 등을 조회할 수 있습니다.

문서 검색

다양한 검색 조건을 조합하여 문서함에 등록된 문서를 검색할 수 있습니다.

Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.

왼쪽 프레임에서 검색할 문서가 등록되어 있는 문서함을 클릭합니다.

오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 검색 버튼을 클릭합니다.

[{문서함명} 검색] 대화 상자가 나타납니다. 다음과 같은 검색 조건을 설정하여 검색할 수 있습니다.

아래의 검색 조건을 참조하여 문서함별로 원하는 검색 조건을 입력한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.

	기록물철 등록부	기록물 등록대장	비공식문서	배부대장	협조대장	기록물철
검색조건	기록물철명 업무담당자 기록물형태 공개여부 단위업무코드 생산년도 종료년도 보존기간 보존방법 보존장소 비치기록물여부 비치종결일자	등록구분 생산(접수)등록번호 문서제목 기안자(담당자) 기안일자 결재권자 등록일자 문서과배부번호 생산기관등록번호 생산부서 시행일자 기록물철 공개구분 등록문서종류	등록구분 서식명 문서제목 기안자(담당자) 기안일자 결재권자 등록일자 문서과배부번호 생산기관등록번호 생산부서 시행일자 기록물철 공개구분	배부일자 배부번호 생산기관등록번호 문서제목 인수자 받은기관	등록구분 등록번호 문서제목 기안자(담당자) 기안일자 결재권자 등록일자 생산부서 수신자(발신자) 시행일자 공개구분	등록구분 생산(접수)등록번호 문서제목 기안자(담당자) 기안일자 결재권자 등록일자 문서과배부번호 생산기관등록번호 생산부서 시행일자 기록물철 공개구분 등록문서종류

검색 조건을 만족하는 검색 결과 화면이 표시됩니다.

문서 저장

문서함에 등록된 문서를 로컬 컴퓨터에 저장할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 저장할 문서가 등록되어 있는 문서함을 클릭합니다.
3.	오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 원하는 문서의 체크 박스를 선택한 다음 저장 버튼을 클릭합니다. 이 때, 여러 개의 문서를 한꺼번에 선택하여 저장할 수도 있습니다.
4.	문서의 저장 위치 및 이름을 지정한 다음 저장 버튼을 클릭합니다.
	참고 xml 결재 서식인 경우에는 .bfx 파일, 한글 97 서식인 경우에는 .hwn 파일, 한글 2002 또는 한글 2004 서식의 경우에는 .hwx 파일 형식으로 저장됩니다.

문서 인쇄

문서함에 등록된 문서를 인쇄할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 인쇄할 문서가 들어 있는 문서함을 클릭합니다.
3.	오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 인쇄할 문서의 체크 박스를 선택한 다음 인쇄 버튼을 클릭합니다.
4.	'결재 문서 인쇄를 완료하였습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

목록 내보내기

문서함의 문서 목록을 Excel 파일 형식(.csv)으로 내보낸 다음 원하는 작업을 수행할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 원하는 문서함을 클릭합니다.
3.	오른쪽 프레임에 문서 목록이 표시되면 내보내기 버튼을 클릭합니다.
4.	[내보내기] 대화 상자가 나타나면 처리시작 버튼을 클릭합니다.
5.	[내보내기] 대화 상자에서 원하는 문서함 이름을 클릭합니다.
6.	선택한 문서함의 문서 목록이 액셀 파일 형식으로 나타나면 원하는 작업을 수행합니다.

수기 문서 등록

서면 문서 등의 외부 문서를 기록물 등록대장에 수기 등록할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 기록물 등록대장을 클릭합니다.
3.	오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 문서등록 버튼을 클릭합니다.
4.	[문서 등록] 화면이 나타나면 아래와 같이 문서 정보를 설정합니다. 이 때, * 표시된 항목은 필수 입력 항목입니다. 문서 등록 시 문서 정보를 설정하는 방법에 대한 자세한 내용은 전자기안 > 문서 정보 설정 부분을 참조하시기 바랍니다.

*등록구분: 콤보 상자에서 문서의 등록구분을 선택한 다음, 필요한 경우 생산 또는 접수 라디오 버튼을 선택합니다.

발송종류: 일반기안, 협조문, 내부기안 중에서 해당 문서의 발송종류를 선택합니다.
일반기안을 선택한 경우 행정기관 외 발송 체크 박스를 선택하면 해당 문서는 그룹웨어에서 생성하는 각종 통계 자료의 대상에서 제외됩니다.

*문서제목: 등록할 문서의 제목을 입력합니다.

기안일자: 아이콘을 클릭한 다음 [달력] 창에서 등록할 문서의 기안일자를 선택합니다.

*등록번호: 등록할 문서의 등록번호는 자동으로 지정됩니다.

*등록일자: 오늘 날짜가 자동으로 입력됩니다.
등록일자를 변경하려면 아이콘을 클릭한 다음 [달력] 창에서 등록할 문서의 등록일자를 선택합니다.

*생산기관등록번호: 접수 문서의 경우 등록할 문서의 생산기관등록번호를 입력합니다.

시행일자: 아이콘을 클릭한 다음 [달력] 창에서 등록할 문서의 시행일자를 선택합니다.
기록물 등록대장에서 수기 문서 등록 시 수신자가 있는 경우에는 반드시 시행일자를 입력해야 합니다.

결재권자: 등록할 문서의 결재권자를 입력합니다.
버튼을 클릭한 다음 [조직도 선택] 대화 상자에서 기안자를 선택하고 선택 버튼을 클릭합니다.

*공개여부: 등록할 문서의 공개 여부를 지정합니다.
버튼을 클릭한 다음 [공개 여부] 대화 상자에서 특수기록 여부, 공개구분, 공개제한표시를 지정하고 확인 버튼을 클릭합니다.

*기안자: 등록할 문서의 기안자를 지정합니다.
버튼을 클릭한 다음 [조직도 선택] 대화 상자에서 기안자를 선택하고 선택 버튼을 클릭합니다.

쪽수: 등록할 문서의 쪽수를 입력합니다.

*기록물철: 등록한 문서의 결재가 완료된 이후에 결재 문서를 저장할 기록물철을 지정합니다.
버튼을 클릭한 다음 [기록물철 선택] 대화 상자에서 기록물철을 선택하고 선택 버튼을 클릭합니다.

*검색어: 자료관으로 이관 후 민원, 행정 참고 등의 목적으로 기록물을 검색할 때를 대비하여 검색 가능성이 높은 검색 키워드를 한 개 이상 입력합니다.
버튼을 클릭한 다음 [특수목록] 대화 상자에서 특수 목록명을 입력하고 확인 버튼을 클릭합니다.

*수신자: 등록할 문서의 수신부서명(발신부서명)을 입력합니다.

보안등급: 등록할 문서의 보안등급을 지정합니다.

보안결재: 특별한 보안을 요하는 문서인 경우에는 보안결재 항목의 체크 박스를 클릭합니다.
그런 다음 영구 체크 박스를 선택하거나 보안완료일 항목의 아이콘을 클릭하여 보안 완료일자를 지정합니다.

문서선택: 찾아보기 버튼을 클릭한 다음 [파일 선택] 대화 상자에서 등록할 문서 파일을 지정합니다.

첨부: 찾아보기 버튼을 클릭한 다음 [파일 선택] 대화 상자에서 등록할 문서 파일을 지정합니다.

등록할 문서의 정보 입력을 완료한 다음 문서등록 버튼을 클릭합니다. 이 때, 여러 개의 문서를 이어서 등록하려면 연속등록 버튼을 클릭합니다.

참고 수기 문서의 등록 구분

기능	사용자설정	생산/접수	발송종류설정	기간외발송설정	생산기관등록	사용자의미
등록구분	일반문서 생산/발송 도면류 생산/발송 카드류 이첩/발송	생산	일반기안 협조전 내부결재	○ ＸＸ	입력불가	기안자/ 수신자
	일반문서 접수 도면류 접수	접수	일반기안	Ｘ	입력가능	담당자/ 발신자
	사진/필름류 녹음/동영상류 카드류 생산/접수	사용자 설정	생산/접수 설정에 따라 상동	생산/접수 설정에 따라 상동	생산/접수 설정에 따라 상동	생산/접수 설정에 따라 상동

첨부 문서 분리 등록

등록 대상 기록물 중 본문과 기록물 유형이 상이한 첨부물이 있을 경우에는 분리 등록할 수 있습니다. 즉, 문서에 도면, 카드, 시청각류 기록물이 첨부된 경우 분리 등록이 가능합니다. 이 때, 분리 등록 조건은 다음과 같습니다.

등록 항목은 본건의 등록 항목과 동일해야 합니다.
제목은 본문에 기재되어 있는 첨부기록물의 제목을 기입해야 합니다.
쪽수도 해당 첨부 기록물의 쪽수를 기입해야 합니다.

첨부 문서를 분리 등록하려면 다음과 같이 수행합니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 기록물 등록대장을 클릭합니다.
3.	오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 첨부 문서만 분리하여 등록할 문서의 체크 박스를 선택한 다음 분리등록 버튼을 클릭합니다.
4.	[첨부문서 분리등록] 화면이 표시되면 검색어 및 시청각기록물 항목 아래 옵션을 설정합니다.

구분
콤보 상자에서 분리 등록할 문서의 등록 구분을 선택합니다.

제목
분리 등록할 문서의 제목을 입력합니다.

쪽수
분리 등록할 문서의 쪽수를 입력합니다.

기록물철
분리 등록한 문서의 결재가 완료된 이후에 결재 문서를 저장할 기록물철을 지정합니다.
버튼을 클릭한 다음 [기록물철 선택] 대화 상자에서 원하는 기록물철을 클릭하고 선택 버튼을 클릭합니다.

검색어
등록할 문서의 검색어를 지정합니다.
버튼을 클릭한 다음 [검색어] 대화 상자에서 검색어를 입력하고 선택 버튼을 클릭합니다.

상세정보
시청각 기록물의 내용을 요약하여 입력합니다.
버튼을 클릭한 다음 [상세 정보 입력] 대화 상자에서 시청각 기록물의 내용을 요약 입력하고 확인 버튼을 클릭합니다.

5.	분리 등록할 문서의 정보 입력이 완료되면 문서등록 버튼을 클릭합니다. 이 때, 여러 개의 문서를 이어서 등록하려면 연속등록 버튼을 클릭합니다.
6.	'문서를 등록하였습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

첨부 기안

기록물 등록대장, 비공식문서, 협조대장 및 각 기록물철에 등록된 전자 문서를 기안 문서의 첨부 문서로 활용할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 기록물 등록대장 , 비공식문서, 협조대장 및 각 기록물철 중 기안문서의 첨부로 활용할 문서가 저장된 문서함을 클릭합니다.
3.	오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 첨부할 문서를 선택하여 체크 박스를 클릭한 다음 첨부기안 버튼을 클릭합니다. 이 때, 여러 개의 문서를 지정하여 첨부 기안할 수 있습니다.
4.	[서식 불러오기] 대화 상자가 나타나면 왼쪽의 서식폴더 트리에서 서식함을 선택합니다. 그런 다음 오른쪽 서식 목록에서 기안할 문서 서식을 선택하고 확인 버튼을 클릭합니다.
5.	기안기 화면이 나타나면 기안문을 작성하여 상신합니다. 기안 문서 상신 방법에 대한 자세한 내용은 전자기안 > 기안 문서 상신 부분을 참조하시기 바랍니다.

문서 정보 수정

기안자 및 기록물 관리자는 등록된 문서의 문서정보를 수정할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 기록물 등록대장 또는 비공식문서를 클릭합니다.
3.	오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 정보를 수정할 문서의 체크 박스를 선택한 다음 수정 버튼을 클릭합니다.
4.	[문서정보수정] 화면이 나타나면 원하는 항목을 수정하고 변경사유 항목에 사유를 입력한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
5.	'문서를 수정하였습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

문서 수정 이력 조회

기록물 등록대장, 비공식문서 또는 품의함, 열람함, 발송함에 등록된 문서의 수정 이력을 조회할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 기록물 등록대장 또는 비공식문서를 클릭합니다.
3.	오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 수정 이력을 조회할 문서의 체크 박스를 선택한 다음 변경내역조회 버튼을 클릭합니다.
4.	[문서변경이력] 화면이 나타나면 문서의 수정 이력을 조회할 수 있습니다.

문서 재발송

기록물 등록대장에 등록된 협조문이나 일반기안 문서 중 발송이 완료된 문서를 선택하여 수신 부서를 지정한 다음 재발송할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 기록물 등록대장을 클릭합니다.
3.	오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 협조문이나 일반기안 문서 중 발송이 완료된 문서의 제목을 클릭합니다.
4.	문서 실행기 화면에서 재발송 버튼을 클릭합니다.
5.	[수신자 지정] 대화 상자가 표시되면 수신자를 지정한 다음 확인 버튼을 클릭합니다. 수신자 지정 방법에 대한 자세한 내용은 전자기안 > 수신자 지정 부분을 참조하시기 바랍니다.
6.	'재발송을 완료했습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
7.	문서 실행기 화면에서 닫기 버튼을 클릭합니다.

문서 재배부

배부대장에 등록된 결재 문서를 선택하여 수신 부서를 지정한 다음 재배부할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 배부대장을 클릭합니다.
3.	오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 결재 문서의 제목을 클릭합니다.
4.	문서 실행기 화면에서 재배부 버튼을 클릭합니다.
5.	[배부처 지정] 대화 상자가 표시되면 배부처를 지정한 다음 확인 버튼을 클릭합니다. 배부처 지정 방법에 대한 자세한 내용은 접수처리 > 배부처 지정 부분을 참조하시기 바랍니다.
6.	'재배부를 완료했습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
7.	문서 실행기 화면에서 닫기 버튼을 클릭합니다.

문서 공람 지정

기록물 등록대장, 감사함, 협조함, 품의함, 열람함, 발송함 또는 각종 기록물철에 등록된 문서에 공람자를 지정하여 문서를 발송할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 기록물 등록대장 또는 기록물철을 클릭합니다.
3.	문서 목록이 나타나면 공람을 지정할 문서의 제목을 클릭합니다.
4.	문서 실행기 화면이 나타나면 공람지정 버튼을 클릭합니다.
5.	[공람자 지정] 대화 상자가 나타나면 왼쪽의 조직도 트리에서 공람자를 선택한 다음 추가 버튼을 클릭합니다. 공람자를 모두 지정한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
6.	'공람 지정을 완료했습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
7.	공람 완료 후 닫기 버튼을 클릭합니다.
8.	공람 문서는 위 6번에서 지정된 공람자의 결재대기 폴더로 발송됩니다. 수신 받은 공람 문서를 공람하는 방법에 대한 자세한 내용은 공람처리 > 문서 공람 부분을 참조하시기 바랍니다.

보안 공유 지정

보안 완료일을 지정하여 기안한 보안 문서는 보안 완료일까지는 결재선에 있는 사용자들만이 조회 권한을 갖습니다. 즉, 결재선에 있는 사용자는 암호 확인 후 해당 문서를 조회할 수 있지만, 결재선에 있지 않은 사용자는 문서 목록에서 제목만 볼 수 있을 뿐 문서 내용은 조회할 수 없습니다.

예를 들어, 특정 문서의 결재자가 타부서로 이동한 경우 새로 업무를 인수인계받은 담당자는 해당 문서의 결재선에 포함되지 않으므로 보안 완료일까지는 해당 문서를 볼 수 없습니다. 이처럼 결재선에는 없지만 특정 사용자가 보안 문서를 조회할 필요가 있는 경우 결재선에 있는 사용자가 결재선 이외의 사용자도 문서를 조회할 수 있도록 보안 공유를 지정할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 기록물 등록대장 또는 비공식문서를 클릭합니다.
3.	문서 목록이 나타나면 공유할 문서를 선택하여 체크 박스를 클릭한 다음 보안공유 버튼을 클릭합니다.
4.	[보안문서 보기권한 부여] 대화 상자가 나타나면 사용자지정 항목의 > 버튼을 클릭합니다.
5.	[조직도 선택] 대화 상자가 나타나면 해당 문서를 공유할 사용자를 선택하여 체크 박스를 클릭한 다음 선택 버튼을 클릭합니다.
6.	[보안문서 보기권한 부여] 대화 상자에 사용자지정 입력란에 공유자 이름이 입력되면 확인 버튼을 클릭합니다.
7.	'문서 보기 권한을 부여했습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

문서함 관리 - 기록물철 관리

기록물철 폴더 트리에는 다양한 단위업무 폴더가 표시되며, 필요에 따라 단위업무 폴더 아래에 기록물철을 추가할 수 있습니다.

각 기록물철의 업무 담당자로 지정된 사용자는 해당 기록물철의 정보를 변경할 수 있는 권한과 편철 확인 권한을 보유하며, 기록물 관리자는 추가된 기록물철에 대한 관리 권한(변경, 이동, 삭제 또는 문서 이동) 및 편철 확정 권한을 보유합니다.

또한 기록물 관리자는 특정 기록물철에 대해 열람을 제한하고자 할 때, 해당 기록물철의 [문서함 관리] 화면에서 권한관리 탭을 선택한 다음 사용자를 선택하여 읽기 권한을 제한할 수 있습니다.

기록물철 추가

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 부서 탭을 클릭한 다음 하단의 관리 버튼을 클릭합니다.
3.	왼쪽 프레임에 폴더 트리가 표시되면 기록물철 폴더 아래에서 단위업무 폴더를 선택하여 클릭합니다.
4.	오른쪽 프레임에 [문서함 관리] 화면이 나타나면 함관리 탭을 클릭한 다음 추가 버튼을 클릭합니다.
5.	[기록물철 추가] 화면이 나타나면 아래의 옵션을 설정한 다음 추가 버튼을 클릭합니다. 이 때, * 표시된 항목은 필수 입력 항목입니다.

*기록물철제목: 기록물철 제목을 입력합니다.

*기록물형태: 콤보 상자에서 일반문서, 도면류, 사진/필름류, 녹음/동영상류, 카드류 중 기록물 형태를 선택합니다.

*공개여부: 공개, 부분공개, 비공개 중 공개 종류를 설정합니다.

*업무담당자: 버튼을 클릭한 다음 [조직도 선택] 대화 상자에서 업무 담당자를 선택하고 선택 버튼을 클릭합니다.

*보존기간: 콤보 상자에서 보존 기간을 선택합니다.

보존방법: 병행보존, 매체보존, 원본보존 중에서 보존 방법을 선택합니다.

보존장소: 자료관, 전문관리기관 중에서 보존 장소를 지정합니다.

비치여부: 비치 필요성 여부를 지정합니다.

검색어: 기록물철을 검색할 때를 대비하여 검색 가능성이 높은 검색 키워드를 한 개 이상 입력합니다.

6.	'{기록물철명}이(가) 추가되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

기록물철 변경

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 부서 탭을 클릭한 다음 하단의 관리 버튼을 클릭합니다.
3.	왼쪽 프레임의 기록물철 폴더 트리에서 정보를 변경할 기록물철 폴더를 클릭합니다.
4.	오른쪽 프레임에 [문서함 관리] 화면이 나타나면 함관리 탭을 클릭한 다음 변경 버튼을 클릭합니다.
5.	[기록물철 변경] 화면이 나타나면 원하는 정보를 변경한 다음 변경 버튼을 클릭합니다.
6.	'{기록물철명}(이)가 변경되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

기록물철 이동

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 부서 탭을 클릭한 다음 하단의 관리 버튼을 클릭합니다.
3.	왼쪽 프레임의 기록물철 폴더 트리에서 위치를 이동할 기록물철 폴더를 클릭합니다.
4.	오른쪽 프레임에 [문서함 관리] 화면이 나타나면 함관리 탭을 클릭한 다음 이동 버튼을 클릭합니다.
5.	[기록물철 이동] 화면이 나타나면 다음과 같이 수행한 다음 이동 버튼을 클릭합니다.
	① 기준기록물철 항목에서 버튼을 클릭합니다. ② [기록물철 선택] 대화 상자가 나타나면 기록물철 트리에서 기록물철을 선택한 다음 선택 버튼을 클릭합니다. ③ 위 ②번에서 선택한 기록물철명이 기준기록물철 항목에 자동 입력되면 그 위치를 중심으로 기록물철을 이동할 위치를 콤보 상자에서 선택합니다.
6.	'{개인함명}(이)가 이동하였습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

기록물철 삭제

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 부서 탭을 클릭한 다음 하단의 관리 버튼을 클릭합니다.
3.	왼쪽 프레임의 기록물철 폴더 트리에서 삭제할 기록물철 폴더를 클릭합니다.
4.	오른쪽 프레임에 [문서함 관리] 화면이 나타나면 함관리 탭을 클릭한 다음 삭제 버튼을 클릭합니다.
5.	'삭제하시겠습니까?' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

기록물철 문서 이동

기록물 관리자는 조직변동이 있거나 업무이관이 필요한 시점에 기록물이 등록된 기록물철을 인수 부서로 이관할 수 있습니다. 단, 업무이관될 기록물철은 편철 확정 처리 이후에만 이관할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 부서 탭을 클릭한 다음 하단의 관리 버튼을 클릭합니다.
3.	왼쪽 프레임의 기록물철 폴더 트리에서 다른 부서로 이관할 기록물철을 클릭합니다.
4.	오른쪽 프레임에 [문서함 관리] 화면이 나타나면 함관리 탭을 클릭한 다음 문서이동 버튼을 클릭합니다.
5.	[문서 이동] 화면이 나타나면 아래와 같이 수행한 다음 확인 버튼을 클릭합니다. 이 때, 인계부서 항목에는 현재 부서명, 이동할기록물철 항목에는 현재 선택된 기록물철명이 자동 입력되어 표시됩니다.
	① 이관사유: 조직변동 또는 업무이관 중에서 이관 사유를 선택합니다. ② 인수부서: 버튼을 클릭한 다음 [조직도 선택] 대화 상자에서 인수 부서를 선택하고 선택 버튼을 클릭합니다.
6.	'{기록물철명}을(를) {인수부서명}(으)로 이동하시겠습니까?' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
7.	해당 기록물철은 인수 부서로 이관되며, 인수 부서의 기록물 관리자는 문서함 메뉴에서 기록물철 폴더 > 정리할기록물철 폴더 아래로 이관된 기록물철을 확인할 수 있습니다.

문서함 관리 - 공유 관리

문서함 메뉴에서 소속 부서의 각종 대장 또는 기록물철 중 원하는 문서함을 선택한 다음 조직 내 모든 사용자가 해당 문서함을 조회할 수 있도록 전체 공유로 설정하거나 특정인만 조회할 수 있도록 공유자를 지정할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 부서 탭을 클릭한 다음 하단의 관리 버튼을 클릭합니다.
3.	왼쪽 프레임에 문서함 폴더 트리가 표시되면 원하는 문서함을 클릭합니다.
4.	오른쪽 프레임에 [문서함 관리] 화면이 나타나면 공유관리 탭을 클릭한 다음 아래와 같이 수행합니다.

전체 공유
① 전체공유 버튼을 클릭합니다.
② '전체 공유하시겠습니까?' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
③ '추가되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

공유자 지정
① 추가 버튼을 클릭합니다.
② [조직도 선택] 대화 상자가 나타나면 문서함을 공유할 사용자를 선택하여 체크 박스를 클릭한 다음 선택 버튼을 클릭합니다.
③ '추가되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

공유자 삭제
① 공유자 목록에서 삭제할 공유자를 선택하여 체크 박스를 클릭한 다음 삭제 버튼을 클릭합니다.
② '삭제하시겠습니까?' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

공유 문서함 조회

다른 부서의 사용자가 문서함 관리 기능을 통해 소속 부서의 문서함을 전체 공유로 설정했거나 공유자를 지정하여 본인에게 열람 권한을 부여해준 경우 공유 문서함의 문서를 조회할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 문서함 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 공유 탭을 클릭한 다음 부서 항목의 버튼을 클릭합니다.
3.	[조직도 선택] 대화 상자가 나타나면 본인에게 문서함 열람 권한을 허가해준 부서의 체크 박스를 선택한 다음 선택 버튼을 클릭합니다.
4.	왼쪽 프레임에 위 3번에서 선택한 부서의 문서함 트리가 표시되면 조회할 문서함을 클릭합니다.
5.	오른쪽 프레임에 해당 문서함의 문서 목록이 표시되면 조회할 문서의 제목을 클릭합니다.

즐겨찾기 문서대장 관리

자주 사용하는 문서함에 대하여 즐겨찾기를 설정하고, 즐겨찾기 문서함을 관리할 수 있습니다.
즐겨찾기 문서함 관리 방법에 대한 자세한 내용은 결재환경 > 즐겨찾기 문서함 관리 부분을 참조하시기 바랍니다.