전자결재

Handy Groupware의 전자결재는 기존의 서면 문서 위주 결재 방식을 대체하여 온라인으로 기안, 결재 처리, 결재 진행 관리 등을 수행함으로써 종이 없는 사무실을 지향합니다.
결재 흐름도

전자결재 과정의 기본적인 흐름은 다음과 같습니다.

 



 1. 결재자(또는 검토자)는 결재대기 폴더를 클릭합니다.

 2.

결재 대기 중인 문서 목록이 나타나면 결재할 문서 제목을 클릭합니다.

 3.

선택한 문서의 결재기 화면이 나타나면 결재를 처리합니다.
  • 결재
    문서를 결재하면 다음 결재자(또는 검토자)의 결재대기 폴더로 결재 문서가 송부됩니다.
  • 반려
    문서를 반려하면 기안자의 결재진행 문서 목록에는 해당 문서의 상태 아이콘이 반송 상태( )로, 진행 항목이 '반송'으로 변경되어 표시됩니다.
  • 보류
    문서를 보류하면 결재자(또는 검토자)는 이후에 결재대기 폴더를 클릭하여 보류해두었던 문서를 다시 결재 처리할 수 있습니다.
 4.

결재자(또는 검토자)는 최종 결재가 완료될 때까지는 결재진행 폴더에서 본인에게 문서가 결재 문서가 도착하기 이전의 결재 진행 상황과 본인이 결재 처리한 이후의 결재 진행 상황을 조회할 수 있습니다.

 5.

최종 결재가 완료되면 기안자, 검토자, 결재자의 완료문서 폴더와 기안 부서의 기록물 등록대장, 기록물철에 해당 결재 문서가 등록됩니다.


결재기 실행

 1. Handy Groupware 초기 화면 상태 표시 창의 결재 결재 항목에서 결재할 문서의 건수를 확인한 다음 결재를 클릭합니다.
-또는-
Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 결재 메뉴를 클릭한 다음 왼쪽 프레임에서 결재대기를 클릭합니다.

 2.

오른쪽 프레임에 결재 대기 중인 문서 목록이 나타나면 결재할 문서 제목을 클릭합니다.

 



 

 참고   문서 목록에서 상태 항목에 표시되는 아이콘은 다음과 같습니다.
아이콘 의미

설명

일반문서

결재 처리 대기 중인 일반 문서 아이콘입니다.

수신문서

수신 문서 아이콘입니다.
즉, 수신 부서 내에서 문서를 접수하여 결재가 진행 중인 문서를 의미합니다.

붙임문서

붙임 문서가 있는 경우 문서 아이콘에 덧붙여집니다.                       예)

긴급

 긴급 문서인 경우 문서 아이콘에 덧붙여집니다.                              예)
도착 순서에 관계 없이 문서 목록 맨 위에 표시됩니다.

보안

보안 문서인 경우 문서 아이콘에 덧붙여집니다.                              예)
결재 암호를 입력해야만 문서가 열립니다.

이력관리

이력 관리 설정된 문서가 수정된 경우 문서 아이콘에 덧붙여집니다.   예)

공람

공람 지정된 문서인 경우 문서 아이콘에 덧붙여집니다.                    예)

반송 반송된 문서인 경우 문서 아이콘에 덧붙여집니다.                           예)

회수 회수된 문서인 경우 문서 아이콘에 덧붙여집니다.                           예)

의견 의견이 첨부된 문서인 경우 문서 아이콘에 덧붙여집니다.                 예)

감사의견 감사 의견서가 첨부된 문서인 경우 문서 아이콘에 덧붙여집니다.       예)

EDMS이관 EDMS로 이관한 문서인 경우 문서 아이콘에 덧붙여집니다.              예)

KMS이관 KMS로 이관한 문서인 경우 문서 아이콘에 덧붙여집니다.                예)

 

 참고   문서 목록에서 문서종류 항목에 표시되는 문서의 종류는 다음과 같습니다.
문서종류

설명

일반문서

기안 부서 내에서 결재가 완료되는 일반 결재 문서입니다.
수신문서

타부서에서 발송 또는 배부한 문서를 수신한 결재 문서입니다.
발신문서

결재를 완료한 다음 타부서로 발송한 결재 문서입니다.
보고문서

보고서식으로 기안한 결재 문서입니다.
감사문서

타부서에서 감사를 요청한 결재 문서입니다.
협조문서

타부서에서 협조를 요청한 결재 문서입니다.

 3.

선택한 문서의 결재기 화면이 나타납니다.


기능 버튼

결재기의 다양한 버튼을 이용하여 여러 가지 작업을 수행할 수 있습니다.
  결재기를 종료할 때 사용합니다.

 

결재 문서의 문서정보, 결재선, 수신자, 발송부서 등 결재정보를 조회하고자 할 때 사용합니다.
  해당 문서에 대해 결재 처리를 수행할 때 사용합니다.
  기안자에게 결재 문서를 반려할 때 사용합니다.
  결재를 보류할 때 사용합니다.
  연속 결재를 실행하는 경우 이전 문서의 결재기를 실행합니다.
  연속 결재를 실행하는 경우 다음 문서의 결재기를 실행합니다.
  요약전 정보를 열람하거나 수정할 수 있습니다.
  검토자나 결재자의 의견을 작성할 때 사용하는 기능입니다.
  기안자나 이전 검토자가 작성한 의견을 열람할 수 있습니다.
  문서의 수정 이력을 조회할 수 있으며, 수정 전후의 문서 상태 또한 조회할 수 있습니다.
  결재 문서에 필요한 붙임 문서를 추가, 삭제, 저장하거나 조회할 수 있습니다.
  결재 문서를 사용자의 로컬 컴퓨터에 저장합니다.
  결재 문서를 사용자의 임시보관 폴더에 임시 저장합니다.
  결재 문서를 인쇄합니다.
  결재 문서가 자동으로 첨부된 [게시물 쓰기] 대화 상자가 나타납니다.
결재 문서가 첨부된 게시물을 게시하면 소속 부서의 결재 게시판(또는 임의의 게시판)에 게시됩니다.
 

결재 문서가 자동으로 첨부된 [편지 쓰기] 대화 상자가 나타납니다.
결재 문서가 첨부된 편지를 원하는 수신자에게 발송할 수 있습니다.


결재 문서 수정

기안자가 현재 결재자(또는 검토자)에 대해 '문서수정' 권한, '결재선변경' 권한을 부여한 경우 결재자(또는 검토자)는 문서 정보, 문서 본문 또는 결재선을 변경할 수 있습니다. 해당 문서에 이력관리 기능이 설정되어 있는 경우 결재 문서를 변경하면 표시되는 [이력관리 설명] 대화 상자에 문서 변경 사유를 입력해야 합니다.
문서 정보 수정
기안자가 현재 결재자(또는 검토자)에 대해 '문서수정' 권한을 부여한 경우 결재자(또는 검토자)는 문서 정보를 변경할 수 있습니다.
 1. 결재기에서 결재정보 버튼을 클릭합니다.

 2.

[결재정보] 대화 상자가 나타나면 문서정보 탭에서 문서 정보를 변경한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
문서 정보 설정 방법에 대한 자세한 내용은 전자기안 > 문서 정보 설정 부분을 참조하시기 바랍니다.

 3.

결재기에서 결재 버튼을 클릭합니다.

 4.

[이력관리 설명(본문)] 대화 상자가 나타나면 문서 정보 변경 사유를 입력한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
결재선 수정
기안자가 현재 결재자(또는 검토자)에 대해 '결재선변경' 권한을 부여한 경우 결재자(또는 검토자)는 결재선을 변경할 수 있습니다.
 1. 결재기에서 결재정보 버튼을 클릭합니다.
 2. [결재정보] 대화 상자가 나타나면 결재선 탭을 클릭합니다.
 3. 결재선을 변경한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
결재선을 지정하는 방법에 대한 자세한 내용은 전자기안 > 결재선 지정 부분을 참조하시기 바랍니다.
 4. [이력관리 설명(결재선)] 대화 상자가 나타나면 결재선 변경 사유를 입력한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
문서 내용 수정
기안자가 현재 결재자(또는 검토자)에 대해 '문서수정' 권한을 부여한 경우 결재자(또는 검토자)는 문서 내용을 변경할 수 있습니다.
 1. 결재기에서 문서 내용을 변경한 다음 결재 버튼을 클릭합니다.
 2. [이력관리 설명(본문)] 대화 상자가 나타나면 문서 본문 변경 사유를 입력한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.


요약전 열람/수정
 
결재 문서에 요약전이 첨부된 경우 결재자(또는 검토자)는 결재 문서에 대한 요약전을 열람할 수 있습니다.
또한 결재자(또는 검토자)는 필요한 경우 요약전 내용을 수정할 수 있습니다.
 1. 결재기에서 요약전 버튼을 클릭합니다.
 2. [요약전 편집] 화면이 표시되면 요약전을 조회하고 필요한 경우 원하는 부분을 수정한 다음 닫기 버튼을 클릭합니다.


의견 열람/작성
의견 열람
결재 문서에 의견이 첨부된 경우 결재자(또는 검토자)는 결재 문서에 대한 의견을 열람할 수 있습니다.
 1. 결재기에서 의견열람 버튼을 클릭합니다.
 2. [의견 보기] 대화 상자가 나타나면 의견작성자 목록에서 의견을 열람할 작성자를 클릭합니다.

 3.

해당 의견 작성자의 의견이 내용 항목에 표시됩니다.

의견 작성
결재자(또는 검토자)는 결재 문서에 의견을 삽입할 수 있습니다.
 1. 결재기에서 의견넣기 버튼을 클릭합니다.

 2.

[의견 작성] 대화 상자가 나타나면 의견 입력란에 결재자(또는 검토자)의 의견을 작성한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.74

 

참고   의견본문반영 항목의 체크 박스를 클릭하면 결재 문서 본문의 마지막 부분에 결재자(또는 검토자)의 의견이 추가됩니다.

 3.

결재기 화면에서 의견을 추가한 결재자(또는 검토자)의 직위 부분에는 다음과 같이 (의견있음) 표시가 추가됩니다.

 

 

참고   의견 작성 가능 폴더

 

 메뉴

 상위폴더

 하위폴더

 의견작성시점

 결재

 기안

 전체서식
 부서서식
 최근서식
 기안대기

 기안 시 기안자 의견 작성

 결재

 결재대기

 결재 시 결재자(또는 검토자) 의견 작성
 반려 시 반려 사유 작성
 공람 시 공람자 의견 작성

 결재진행

 반송된 문서를 기안자가 삭제 시 삭제 의견 작성

 접수

 접수대기
  접수진행

 문서 접수 시 의견 작성
  문서 배부 시 배부자 의견 작성
  업무 담당자 지정 시 의견 작성
  전자유통문서 재전송 요청 시 의견 작성
  반려 시 반려 사유 작성

 문서함

 대장

 배부대장

 재배부 시 배부자 의견 작성


붙임 문서 조회/관리
붙임 문서 조회
결재 문서에 붙임 문서가 첨부된 경우 결재자(또는 검토자)는 해당 문서를 열람할 수 있습니다.
 1. 결재기에서 붙임문서 버튼을 클릭하면 [붙임] 대화 상자가 나타납니다.
 2. 문서 목록에서 열람할 붙임 문서를 두 번 클릭하거나 열람할 붙임 문서를 선택한 다음 보기 버튼을 클릭합니다.
붙임 문서 관리
기안자가 현재 결재자(또는 검토자)에 대해 '붙임문서 추가/삭제' 권한을 부여한 경우 결재자(또는 검토자)는 붙임 문서를 추가, 수정 또는 삭제할 수 있습니다. 이 때, 붙임 문서 삭제 권한이 있는 경우에는 붙임 문서의 추가, 수정, 삭제가 가능하며, 붙임 문서 추가 권한이 있는 경우에는 붙임 문서 추가만 가능합니다.
 1. 결재기에서 붙임문서 버튼을 클릭하면 [붙임] 대화 상자가 나타납니다.
 2.

부여된 권한에 따라 삭제, 저장, 수정 버튼을 클릭하여 원하는 작업을 수행합니다.
붙임 문서 추가, 삭제 및 저장에 대한 자세한 내용은 전자기안 > 붙임 문서 관리 부분을 참조하시기 바랍니다.


결재 문서 저장

결재 문서를 사용자의 로컬 컴퓨터 또는 임시보관 폴더에 저장할 수 있습니다.
로컬 컴퓨터에 저장
결재 문서를 로컬 컴퓨터에 저장하는 경우 한글 97 문서는 .hwn 파일, 한글 2002 또는 한글 2004 문서는 .hwx 파일, xml 문서는 .bfx 파일로 저장됩니다.
  [저장 방법 1]
 1.  결재기에서 PC저장 버튼을 클릭하면 저장 위치 선택창이 나타납니다.
 2.  파일의 저장 경로 및 이름을 지정한 다음 저장 버튼을 클릭합니다.
  [저장 방법 2]
 1.  Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 결재 메뉴를 클릭합니다.
 2.  왼쪽 프레임에서 결재진행을 클릭합니다.
 3.  오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 저장할 문서의 체크 박스를 선택한 다음 저장 버튼을 클릭합니다.
 4.  저장 위치 선택창이 나타나면 저장할 위치를 지정한 다음 저장 버튼을 클릭합니다.
임시 보관함에 저장
 1. 결재기에서 서버저장 버튼을 클릭하면 [서버 저장] 대화 상자가 나타납니다.
 2. 서버에 저장할 파일명을 입력한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
 3. '서버 저장을 완료하였습니다!' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
 4. 해당 기안문은 검토자 또는 결재자의 임시보관 폴더에 저장됩니다.


결재 문서 인쇄

필요한 경우 결재자(또는 검토자)는 결재 문서를 인쇄할 수 있습니다.
  [인쇄 방법 1]
 1.  결재기에서 인쇄 버튼을 클릭하면 [인쇄] 대화 상자가 나타납니다.
 2.   인쇄 매수 및 기타 사항을 설정한 다음 인쇄 버튼을 클릭합니다.
  [인쇄 방법 2]
 1.  Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 결재 메뉴를 클릭합니다.
 2.  왼쪽 프레임에서 결재진행을 클릭합니다.
 3.  오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 인쇄할 문서의 체크 박스를 선택한 다음 인쇄 버튼을 클릭합니다.
 4.  [인쇄] 대화 상자가 나타나면 인쇄 매수 및 기타 사항을 설정한 다음 인쇄 버튼을 클릭합니다.


결재 문서 첨부 게시

결재자(또는 검토자)는 결재 문서를 해당 부서의 결재 게시판에 게시하거나 임의의 게시판을 선택하여 게시할 수 있습니다.
 1. 결재기에서 게시하기 버튼을 클릭하면 해당 결재 문서가 첨부 파일로 자동 추가된 [게시하기] 대화 상자가 나타납니다.

 2.

[게시하기] 대화 상자에서 게시물을 작성한 다음 게시합니다. 게시물 작성 방법에 대한 자세한 내용은 게시판 > 게시물 게시 부분을 참조하시기 바랍니다.

 

참고   결재 문서에 붙임 문서가 첨부된 경우에는 붙임 문서까지 자동으로 포함하여 첨부 게시합니다.



결재 문서 첨부 메일 발송

결재자(또는 검토자)는 수신자를 지정하여 결재 문서가 첨부된 편지를 발송할 수 있습니다.
 1. 결재기에서 편지쓰기 버튼을 클릭하면 해당 결재 문서가 첨부 파일로 자동 추가된 [편지 쓰기] 대화 상자가 화면에 나타납니다.
 2.  [편지 쓰기] 대화 상자에서 메일을 작성한 다음 발송합니다. 메일 작성 방법에 대한 자세한 내용은 메일 > 편지 쓰기 부분을 참조하시기 바랍니다.

 

참고   결재 문서에 붙임 문서가 첨부된 경우에는 붙임 문서까지 자동으로 포함하여 메일로 전송됩니다.
이 때, xml 결재 서식은 .bfx 파일, 한글 97 서식은 .hwn 파일, 한글 2002 또는 한글 2004 서식은 .hwx 파일 형식으로 첨부됩니다.



결재 처리 - 결재/반려/보류

결재자(또는 검토자)는 결재기에서 결재 문서의 내용을 확인한 다음 본인의 판단에 따라 결재, 반려 또는 보류 처리할 수 있습니다.
결재
 1. 결재기에서 결재 버튼을 클릭합니다.

 

 참고   결재 암호, 서명 및 이력 관리

 

 (1)

 결재 암호 확인 대화 상자

 

 

 환경설정 > 암호 설정에서 결재 암호를 확인하도록 지정한 경우 [결재암호확인] 대화 상자가 나타납니다.

 

 

①

 [결재암호확인] 대화 상자가 나타나면 결재 암호를 입력합니다.

 

 

②

 확인 버튼을 클릭합니다.

 

 (2)

 서명하기 대화 상자

 

 

 환경설정 > 서명 관리에서 결재시서명방법의 기본값을 변경한 경우 [서명하기] 대화 상자가 나타납니다.
단, 문자서명으로 설정된 기본값을 그대로 사용하면 대화 상자는 나타나지 않고 서명란에 자동으로 사용자 이름이 찍힙니다.

 

 

①

[서명하기] 대화 상자가 나타나면 서명 종류를 선택합니다.

 

 

 

 

 
  • 도장: 환경설정 > 서명 관리에서 전체 관리자 또는 부서 관리자가 서명 이미지 파일을 등록한 경우 [서명하기] 대화 상자의 미리 보기 창에 해당 이미지가 표시됩니다.
  • 문자서명: 미리 보기 창에 사용자 이름이 문자로 표시됩니다.
  • 펜서명: 미리 보기 창이 입력란으로 바뀌면 마우스를 사용하여 펜서명을 실행해야 합니다.

 

 

②

필요한 경우 재서명 버튼을 클릭하면 이미 실행한 서명을 초기화하고 서명을 재실행할 수 있습니다.

 

 

 ③

서명 선택 및 실행을 완료한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.

 

 (3)

 이력 관리 설명 대화 상자

 

 

 붙임 문서 추가/삭제, 문서 수정, 결재선 변경을 수행한 경우 [이력관리 설명] 대화 상자가 나타납니다.

 

 

①

 [이력관리 설명] 대화 상자가 나타나면 변경 사유를 입력합니다.

 

 

②

 확인 버튼을 클릭합니다.

 2.

'결재 문서가 처리되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

 3.

닫기 버튼을 눌러 결재기를 종료합니다.
반려
 1. 결재기에서 반려 버튼을 클릭합니다.
 2.  '문서를 반려하겠습니까?' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
 3.

환경설정 > 암호 설정에서 결재 암호를 확인하도록 지정한 경우 [결재암호확인] 대화 상자가 나타납니다.
결재 암호를 입력한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
 4.  [반려사유] 대화 상자가 화면에 나타나면 반려 사유를 입력한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
 5. '문서가 반려되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

 6.

닫기 버튼을 눌러 결재기를 종료합니다.
보류
 1. 결재기에서 보류 버튼을 클릭합니다.
 2.

환경설정 > 암호 설정에서 결재 암호를 확인하도록 지정한 경우 [결재암호확인] 대화 상자가 나타납니다.
결재 암호를 입력한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
 3. '결재 문서가 보류되었습니다. 결재기를 닫으시겠습니까?' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

 4.

결재기가 종료됩니다.



결재 진행 상태 조회

본인이 기안한 문서 또는 결재선에 본인이 포함된 문서(검토자 또는 결재자로 지정된 문서) 중 최종 결재가 완료되지 않은 문서의 결재 진행 상태를 조회할 수 있습니다. 또한 결재 문서가 결재선의 어느 지점에서 지체되고 있는지 확인할 수 있습니다.
 1. Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 결재 메뉴를 클릭합니다.

 2.

왼쪽 프레임에서 결재진행을 클릭합니다.

 3.

오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 문서 목록에서 진행 부분(예: '진행', '반려' 또는 '보류')을 클릭합니다.

 4.

선택한 문서의 [문서정보] 팝업창이 나타나면 해당 문서의 결재 진행 상태를 확인할 수 있습니다.


결재 문서 공람

결재 완료된 문서에 공람자를 지정하여 발송하면 공람자는 결재대기 폴더에서 공람 문서를 공람할 수 있습니다.
공람 지정에 대한 자세한 내용은 공람처리 > 공람 지정 부분을 참조하시기 바랍니다.
 1. Handy Groupware 초기 화면 상태 표시 창의 결재 공람 항목에서 공람할 문서의 건수를 확인한 다음 공람을 클릭합니다.
-또는-
Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 결재 메뉴를 클릭한 다음 결재대기를 클릭합니다.

 2.

오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 공람할 문서 제목을 클릭합니다.
이 때, 공람 문서는 상태 아이콘이 공람 상태()로 표시됩니다.

 3.

결재기 화면이 나타나면 문서 내용을 공람합니다.

 4.

공람 의견을 입력하려면 공람의견 버튼을 클릭한 다음 [공람의견입력] 대화 상자에 의견을 입력하고 확인 버튼을 클릭합니다.

 5.

결재기 화면에서 닫기 버튼을 클릭합니다.

 6.

공람을 완료하면 해당 문서는 공람완료 폴더에 등록됩니다.


업무 이관

조직 개편에 따라 기안자가 부서를 옮긴 이후에 이전 부서에서 본인이 기안했던 문서를 반송받은 경우 해당 문서를 이전 부서의 후임자에게 전달할 수 있습니다.
 1. Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 결재 메뉴를 클릭합니다.
 2. 왼쪽 프레임에서 결재진행을 클릭합니다.
 3. 오른쪽 프레임에 문서 목록이 나타나면 반송된 문서 중 업무를 이관할 문서의 체크 박스를 선택한 다음 업무이관 버튼을 클릭합니다.
 4. [기안자 재지정] 대화 상자가 나타나면 기안자지정 항목에서 버튼을 클릭합니다.

 5.

[조직도 선택] 대화 상자가 표시되면 새 기안자를 선택하여 체크 박스를 클릭하고 선택 버튼을 클릭합니다.
 6. [기안자 재지정] 대화 상자에 새 기안자 이름이 입력되면 확인 버튼을 클릭합니다.

 7.

'선택한 문서를 업무 이관하였습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

 8.

새로 지정된 사용자의 결재진행 폴더에 문서가 전달되고 재기안을 실행할 수 있습니다.
이 때, 해당 문서의 기안자는 새로 지정된 사용자로 업데이트되어 표시됩니다.